Questo è il problema che nel gergo del settore viene chiamato silos di conoscenza: informazioni fondamentali frammentate su supporti diversi, o peggio, che risiedono solo nella mente di uno o due tecnici esperti. Finché tutto fila, il silos sembra una forma di specializzazione. Nel momento in cui succede qualcosa come una persona che lascia, un audit, un incidente di sicurezza, un cliente che chiede una revisione, un acquirente che entra in due diligence, il silos diventa un rischio quantificabile.
Docugarden è una piattaforma SaaS di documentazione IT e gestione operativa progettata per chiudere quel paradosso. Raccoglie in un unico ambiente gli asset, le credenziali, i documenti, le procedure, le scadenze, i file multimediali e, soprattutto, le relazioni tra tutte queste cose. Il software sa che quel server usa quella password tenendoli in relazione, che quell’applicazione gira su quell’host, che quel dominio scade tra trentasette giorni, che quel contratto di manutenzione copre quello switch. Il tecnico apre un oggetto e vede anche tutto il resto.
Il perimetro funzionale è volutamente ampio. Gli asset aziendali quali server, firewall, switch, applicazioni, contratti, e perfino macchine industriali 4.0, si tracciano con template e campi completamente personalizzabili.Le credenziali si centralizzano e si condividono in modo sicuro, con la possibilità di condividere token OTP tra più utenti, una necessità operativa comune negli ambienti MSP che non tutti i tool verticali gestiscono. La knowledge base raccoglie documenti, articoli operativi e procedure standard, mantenendo una struttura coerente per ogni cliente (se sei un MSP) o per ogni sede (se sei un IT interno). Le checklist trasformano i processi ripetitivi come un onboarding, un audit periodico, un deprovisioning, in flussi semplici e tracciabili. La media gallery permette di allegare foto, screenshot di configurazioni e diagrammi a qualsiasi oggetto. Il sistema di log registra chi ha fatto cosa e quando: utile per il troubleshooting interno e indispensabile quando l’autorità, il cliente o un auditor vi chiedono la tracciabilità delle modifiche.
Il cuore del sistema è però la rete di relazioni. Ogni oggetto dentro Docugarden può essere collegato ad altri oggetti in modo bidirezionale, così che la navigazione segua il pensiero del tecnico e non l’architettura del database. Dal server arrivi alla password. Dalla password torni indietro al server. Dal server al contratto di assistenza. Dal contratto al fornitore. Un click per ogni passaggio, senza lasciare il sistema, senza aprire altre schede o altri software.
Il raccoglitore delle scadenze chiude il cerchio. Certificati SSL, domini, garanzie hardware, licenze software, contratti, campi data personalizzati con flag “track expiry”: tutto quello che ha una data di scadenza finisce automaticamente in un’unica vista, ordinata per urgenza. Niente più rinnovi persi perché nessuno se li ricordava, niente più email di emergenza alle cinque di venerdì pomeriggio perché “abbiamo scoperto che il certificato è scaduto”.
Il problema non è avere poca documentazione. Spesso questa esiste, ma è dispersa, incompleta o scollegata dal lavoro reale. Docugarden nasce per ricomporre questi pezzi: ti indica cosa esiste, dove si trova, a cosa è collegato e come intervenire per risolvere il problema.
Non è una knowledge base isolata, né un inventario statico. Docugarden è un ambiente in cui ogni informazione mantiene il proprio contesto e in questo modo la documentazione smette di essere un archivio da aggiornare quando qualcuno se ne ricorda, ma diventa una mappa operativa con cui il tecnico può prendere delle decisioni concrete, risparmiando tempo e soldi. Solo agendo preventivamente con uno strumento di documentazione è possibile trasformare ogni attività critica in una semplice routine tecnica.
La modalità cloud
In cloud, Docugarden è un servizio: ci pensiamo noi a hosting, manutenzione, aggiornamenti, backup e sicurezza infrastrutturale. L’attivazione è rapida, nell’ordine di qualche ora dopo l’attivazione della licenza, e il cliente può iniziare a popolare il software il giorno stesso. L’infrastruttura è ospitata in Europa, coerentemente con il posizionamento del prodotto. Gli aggiornamenti sono automatici: le nuove feature arrivano senza interventi da parte vostra.
Il caso d’uso ideale è quello dell’MSP che vuole concentrarsi sul proprio business (i clienti, i servizi, i margini) senza doversi preoccupare di mantenere in vita un’ulteriore infrastruttura interna. Stesso discorso per l’ufficio IT di un’azienda che preferisce leggerezza operativa e aggiornamenti continui, senza doversi gestire server, reverse proxy, certificati e finestre di manutenzione del proprio strumento di documentazione.
La modalità on-premise
On-premise, Docugarden diventa un’istanza Docker che si installa nella vostra infrastruttura. I dati non escono da casa: restano dentro il perimetro che decidete voi, con i backup che decidete voi, con l’accesso controllato dai sistemi che usate per tutto il resto. Questa è la modalità scelta da chi ha requisiti normativi stringenti, da chi opera in settori regolamentati o da chi, semplicemente, non vuole che il proprio patrimonio documentale risieda su infrastrutture di terzi. Con l’entrata in vigore della Direttiva NIS2, recepita in Italia con il D.Lgs. 138/2024, e con la scadenza delle misure di sicurezza fissata per ottobre 2026, molte aziende italiane si stanno chiedendo dove conservano le proprie informazioni sensibili e chi ha accesso a quei dati.
L’on-premise risponde a queste domande in modo diretto: i dati sono vostri, stanno dove dite voi, non sono soggetti a giurisdizioni extra-UE. Un punto spesso sottovalutato: nei tool storici di questo settore, l’on-premise (quando esiste) è un’opzione “premium” riservata ai clienti grandi, con prezzi maggiorati e finestre di negoziazione lunghe. In Docugarden è disponibile dal primo euro, e il canone base della versione on-premise è inferiore a quello della versione cloud. La logica è semplice: chi sceglie l’on-premise si fa carico dell’infrastruttura, e questo si riflette nel prezzo.